Jesteś właścicielem firmy i chcesz oddać swoje dokumenty do archiwum zewnętrznego, które należycie je zabezpieczy? Pewnie wynika to z faktu, że zdałeś sobie sprawę, ile problemów może przynieść, z pozoru zwykłe przechowywanie dokumentacji. Zagmatwane prawne regulacje, brak wiedzy lub czasu – to wszystko może skutecznie ograniczyć Twoje działanie. Zanim jednak wybierzesz archiwum zewnętrzne, upewnij się, że spełnia ono wszystkie najważniejsze standardy.
Standardy dobrego archiwum
O jakich standardach mowa? Już spieszymy z wyjaśnieniem. Jedną z najważniejszych kwestii jest niewątpliwie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Upewnij się, że archiwum, które wybrałeś spełnia wymagania zawarte w tych dokumentach. Bez tego nie możemy mówić, że standardy są na najwyższym poziomie.
Najwyższe standardy archiwizacji to również zaawansowane systemy zarządzania jakością (zgodne z normą PN-EN ISO 9001:2015-10), które posiadają odpowiednie certyfikaty i są ciągle audytowane. Kluczowym aspektem jest również bezpieczeństwo. Upewnij się, że archiwum, które wybrałeś gwarantuje zapewnienie ciągłości świadczenia usług dla klientów, poufności przetwarzanych informacji oraz ochronę przed ich nieuprawnionym lub przypadkowym zniszczeniem. Weź też pod uwagę plany awaryjne na wypadek równego rodzaju zagrożeń, aby być pewnym, że Twoje dokumenty są należycie zabezpieczone.
Jakie archiwum wybrać?
Co to wszystko oznacza? Na co zwrócić szczególną uwagę? Najważniejsze jest zawsze bezpieczeństwo Twoich dokumentów i danych! Zwróć uwagę czy archiwum ma swoje magazyny i czy posiadają one odpowiednie zabezpieczenia przeciwpożarowe i przeciwwłamaniowe. Dowiedz się o planach awaryjnych, aby wiedzieć, że archiwiści są gotowi na każdą ewentualność.
Pamiętaj również, że pracownicy dobrego archiwum pomogą Ci na każdym etapie procesu przekazywania, gromadzenia i korzystania z dokumentów oraz ustalą z Tobą wszelkie szczegóły katalogowania akt, kryteriów wyszukiwania dokumentów w bazie danych oraz czasu ich przechowywania. Po przeterminowaniu dokumentów wyślą ich wykaz do Ciebie, abyś zaakceptował decyzję o ich wybrakowaniu, a następnie – zgodnie z procedurami – zniszczą je.
Pamiętaj, że najwyższe standardy archiwizacji, które deklaruje archiwum to Twoja gwarancja, że dokumentacja będzie bezpieczna i należycie przechowywana. Pamiętaj o tym, a będziesz mógł spać spokojnie.
