Skuteczna ochrona danych osobowych jest konieczna w sytuacji, gdy je gromadzimy i jesteśmy zobowiązani do ich zarządzania. Od tego, w jaki sposób podejdziemy do kwestii ochrony danych wrażliwych, w dużej mierze zależy to, jak będzie funkcjonować nasza firma. Bardzo dobrym rozwiązaniem jest skuteczna fizyczna ochrona dokumentów, stosowanie dobrej jakości oprogramowania antywirusowego, jak również opracowanie procedur, których będą się trzymać pracownicy.
Praktycznie każda firma gromadzi oraz zarządza takimi czy innymi danymi osobowymi. Świadcząc usługi dla klientów, dostarczając dla nich towar, współpracując z partnerami biznesowymi czy kontrahentami, podpisujemy umowy, wymieniamy się adresami, telefonami, numerami kont bankowych. W przypadku podmiotów medycznych również istotne jest gromadzenie danych związanych z chorobami pacjentów. Są to więc dane o najwyższym stopniu wrażliwości.
Każda firma w myśl chociażby Rodo, jest zobowiązana do tego, aby maksymalnie zabezpieczyć dostęp do danych. Istnieją na to różne sposoby.
Ochrona danych osobowych – serwery i programy antywirusowe
Jednym z najbardziej skutecznych sposobów na to, aby bezpiecznie przechowywać poufne dane na serwerach jest oczywiście ograniczenie dostępu do nich tylko osobom z działu IT, jak również stosowanie różnego rodzaju zabezpieczeń, w tym specjalistycznych programów antywirusowych. Tego rodzaju oprogramowanie powinno być również instalowane na wszystkich komputerach w firmie.
Ochrona danych osobowych – pomieszczenia na dokumenty
Dokumenty jak najbardziej są również przechowywane w formie tradycyjnej, dlatego aby je dobrze zabezpieczyć, trzeba posiadać wydzielone pomieszczenie (archiwum), szafy na dokumenty, jak również specjalną szafkę, przeznaczoną do przechowywania najważniejszych dokumentów.
Ochrona danych osobowych – jakie procedury zastosować?
Przede wszystkim powinniśmy ustalić ważne procedury, które mogą polegać na:
– ograniczeniu dostępu do danych wrażliwych dla większości osób,
– ograniczeniu wynoszenia laptopów poza siedzibę firmy,
– zakazie kopiowania danych na nośniki mobilne,
– zakazie umieszczania danych w arkuszach Google,
– zakazie pracy z wykorzystaniem sprzętu mobilnego w miejscach publicznych, jak
kawiarnie.
Dzięki jasnym kryteriom, które przed pracownikami stawia pracodawca – w zakresie ochrony danych – będziemy oczywiście mieli możliwość unikania problemów, a co za tym idzie przykrych konsekwencji. Dane na pewno będą również lepiej chronione.
